easyCAFM: Gebäudeverwaltung, die rechnet statt schätzt

Ausgangslage

Wer Gebäude reinigt und bewirtschaftet, muss vorher wissen, was das kostet: Wie viele Stunden braucht ein Schulhaus pro Woche? Wie viele Mitarbeitende braucht die Siedlung? Was gehört in die Offerte?

Facility-Management-Betriebe und öffentliche Institutionen beantworteten diese Fragen lange mit Erfahrungswerten und gewachsenen Tabellen: kaum nachvollziehbar, schwer zu offerieren und fehleranfällig, sobald mehr Objekte dazukamen. Jede Kalkulation hing an einzelnen Personen und ihren Excel-Dateien. Wer eine Offerte begründen musste, konnte auf kein System zeigen, sondern nur auf Bauchgefühl.

Lösung

Wir haben easyCAFM als vollständige Web-Anwendung entwickelt, ein System, das die gesamte Kette abdeckt, vom Aufmass bis zur fertigen Offerte:

• Erfassen

  Gebäude, Räume und Aussenanlagen werden strukturiert erfasst: Flächen, Bodenbeläge, Nutzungsarten. Einmal sauber angelegt, für alles Weitere wiederverwendbar.

• Berechnen

  Die Reinigungsaufwände werden nach anerkannten Branchen-Richtwerten berechnet statt geschätzt (Fachbegriff: normbasierte Kalkulation). Jede Zahl ist begründbar, gegenüber Kunden wie gegenüber der Verwaltung.

• Planen

  Aus den Aufwänden entstehen Touren-, Wochen- und Jahrespläne sowie der Personalbedarf, umgerechnet bis auf Pensen, also wie viele Stellen es wirklich braucht.

• Offerieren

  Aus denselben Daten erzeugt die Software auf Knopfdruck offertfertige PDF-Dokumente. Keine Übertragungsfehler, kein Nachrechnen von Hand.

• Betreiben

  Arbeitsaufträge und Mängelmeldungen sind direkt integriert: Was geplant wurde, wird auch gesteuert und dokumentiert.

Alles läuft im Browser, ohne Installation, mit mehreren Benutzern gleichzeitig, betrieben auf Servern in der Schweiz.

Ergebnis

Aus Bauchgefühl wurde ein nachvollziehbarer, wiederholbarer Prozess: Aus Schätzen wird Rechnen. Offerten entstehen heute in einem Bruchteil der Zeit, sind begründbar und sehen bei jedem Objekt gleich professionell aus.

Neue Mitarbeitende kalkulieren nach kurzer Einarbeitung genauso verlässlich wie langjährige, das Wissen steckt im System, nicht mehr nur in Köpfen und Einzeldateien.

Auch die Verkaufs-Website zur Software stammt von uns: easyCAFM-Website

Zeitleiste

1. Woche 0Erstgespräch und Anforderungen: Erfassen, Berechnen, Offerieren als Kern definiert.
2. Woche 4Erste nutzbare Version im Einsatz: Erfassung und Kalkulation laufen mit echten Objekten.
3. Woche 8Vollausbau: Planung, Aufträge und Mängelwesen integriert, Betrieb in der Schweiz übernommen.